업무 계획 및 보고

개요

직장인의 숙명

업무 보고 체계는 회사의 업무 파악을 위해 가장 먼저 파악해야 함

다음 3개는 대부분 작성한다고 보면 됨

회의와 출장에 관한 보고서도 자주 작성함

• 회의 개최 계획, 회의 결과 보고
• 출장 계획, 출장 결과 보고

AS IS - TO BE 형식

가장 쉬운 업무보고 형식

여러 프로젝트를 진행하는 경우 열을 나누어 작성

특이사항, 요청사항, 업무 우선순위 등을 반영하여 작성

업무 보고 체계

조직의 위계질서 파악

과기정통부 - NST - 출연연

• 과기정통부 1차관 : 구 과학기술부
• 과기정통부 2차관 : 구 정보통신부
• 출연연은 대개 1, 2차관 사무관 모두 대응

원장 - 본부 - 센터 - 팀

상급자의 노력을 덜어주는 방식으로 보고

주간 업무보고는 수요일까지

(Q) 업무보고는 한주를 끝내야 작성할 수 있는 거 아닌가요? 그런데 수요일에 달라고 해요.

(A) 상급자도 주말엔 쉬고 싶습니다. 때문에 하위 조직의 업무보고를 일찍 요구합니다. 이것이 누적되면 개인은 수요일 쯤 업무 보고를 해야 하는 경우가 생기기도 합니다. 우리 원에서는 통상적으로 개인 보고 > 팀 보고 > 센터 보고 > 본부 보고 의 각 단계를 거치고 요약하며 보고가 완성됩니다. 각 단계마다 하루씩 걸린다고 해 봅시다. 본부 보고 마감이 금요일 퇴근 전까지라고 가정하면 센터 보고는 목요일 퇴근 전, 팀 보고는 수요일 퇴근 전에 완성되야 합니다. 때문에 개인 보고는 늦어도 수요일 오전에 완성되야 합니다. 이 때, AS-IS 를 금요일 퇴근 직전까지의 내용, TO-BE 를 다음주 내용으로 작성하면 됩니다.

(예외) 어느 부서에서는 금요일 퇴근 전까지 개인업무보고 작성을 허용하는 곳도 있습니다. 이 경우는 상급자들이 주말에 쉬지 않고 일을 하는 경우입니다.

재활용성이 높은 도구와 양식 사용

개인 보고 > 팀 보고 > 센터 보고 > 본부 보고 의 단계에서, 각 단계별로 소프트웨어와 양식이 다르면 취합하여 변환하는데 엄청난 노력이 들어갑니다. 상급자가 콘텐츠 재활용하기 편하도록 동일한 소프트웨어와 양식을 사용하는 것이 좋습니다.

출연연의 경우, 최상위 보고 기관이 공무원 조직인 과기정통부이므로 HWP 사용을 하는 것이 좋습니다.

2단계 이상의 상급자가 보는 내용으로 보고

2단계 이상의 업무보고를 보고 비슷한 수준으로 작성하면, 1) 상사가 가져다 쓰는데 좋고, 2) 큰 그림을 보는 연습이 되어 회사 안에서 내 업무를 포지셔닝 하는데 좋습니다.

(예외) 상사가 업무보고를 상세히 작성하도록 요청하는 경우가 있습니다. 이 경우에는 요약을 포함하되, 상세한 내용은 삭제하기 쉽도록 배치하면 좋습니다.

(뱀발) 기술에 대한 세부사항을 모르는 상급자의 관점에서만 작성한다면 초등학생 보고서가 되는 경우도 있습니다.

프로젝트 관리 방법론

조직이 특정 프로젝트 방법론을 사용한다면, 평상시에 그 방법론에 맞추어 자신의 업무를 정리하고 관리하는 것이 좋습니다.

그 외의 용어

계획과 관련된 용어

보고 체계와 관련된 용어

기타 용어